Главная » Как правильно составить

Правильно составить личное дело

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

  • заявление о приеме на работу;
  • трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • анкета (автобиография );
  • документы об образовании (копии);
  • документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
  • рекомендательные письма или характеристики ;
  • должностные инструкции (регламенты);
  • аттестационные листы, отзывы, представления;
  • паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
  • заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
  • документы о награждении, наложении взысканий (копии);
  • сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
  • невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
  • заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
  • иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела ), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

  • заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
  • в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

  • в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2013 году, «А»-«Н»

  • согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
  • в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
  • срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
  • важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Главная Кадровые документы Формирование личного дела работника

Формирование личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  • заявление о приеме на работу;
  • документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  • листок учета кадров с дополнением;
  • автобиографические сведения о сотруднике;
  • дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  • приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  • письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  • должностная инструкция;
  • данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
  • копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
  • документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
  • документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
  • прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
  • заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
  • иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

  • указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
  • возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
  • при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
  • даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
  • личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
  • согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Поделитесь с коллегами:

Как оформить личное дело работника

Личное дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика­за о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой дея­тельности на этом месте работы.

Все документы подшивают в папку. На ней указывают фа­милию, имя, отчество работника (строго посередине лице­вой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Записи в документах личного дела производят от руки пе­рьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиоле­тового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправ­ления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело состоит из двух разделов:

  1. Анкетно-биографические и характеризующие документы.
  2. Дополнительные документы.

В первую группу документов включают:

  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
  • автобиографию;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностную инструкцию;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
  • копии наградных листов.

Во вторую группу документов входят:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • карточки учета поощрений и взысканий;
  • характеристики с прежнего места работы;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.

Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководи­теля фирмы. При этом в графе Примечание внутренней описи нужно сделать об этом запись.

На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, кото­рый выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

Примеры заполнения кадровых документов можно найти в бераторе-онлайн Персонал. Оплата труда или в печатной версии бератора - Сотрудники и Вы .

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографиро­вания.

Хранение личных дел

В отделе кадров личные дела хранят только на работаю­щих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководи­теля фирмы, членов руководящих, исполнительных, кон­трольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных ра­ботников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают.

Для хранения используют несгораемые шкафы (металли­ческие сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.

Доступ к личным делам

Доступ к личным делам работников имеют только сотруд­ники и руководитель кадровой службы.

Руководитель фирмы своим приказом может разрешить такой доступ руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам фирмы. Но они вправе рас­считывать только на ту информацию о работнике, которая необходима им для решения конкретной профессиональ­ной задачи.

Все получающие персональные данные работника долж­ны соблюдать режим конфиденциальности (секретности). Правила доступа к таким сведениям и их передачи опреде­ляют в Положении о защите персональных данных работ­ников, которое утверждает руководитель фирмы. Подроб­но о нем читайте раздел «Учет сотрудников» подраздел «Как организовать защиту персональных данных сотруд­ников». Все лица, имеющие доступ к этим данным, должны быть ознакомлены с положением под расписку.

Чтобы ознакомиться с личным делом, внести новые сведе­ния или включить новые документы, нужно получить разре­шение начальника отдела кадров или руководителя фирмы.

Работник в отличие от специально уполномоченных лиц имеет свободный и бесплатный доступ к своему личному делу.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку сотрудника-получателя. При выдаче дела заполняют контрольную карточку.

Добрый день. Подскажите пожалуйста, в каком нормативном документе сказано, что ведение личных дел обязательно? У нас ООО. Насколько знаю - только на госслужбе личные дела обязательны, в коммерческих предприятиях - по желанию.

Добрый день. Подскажите пожалуйста, в каком нормативном документе сказано, что ведение личных дел обязательно? У нас ООО. Насколько знаю - только на госслужбе личные дела обязательны, в коммерческих предприятиях - по желанию.

Вы правы. ведение личных дел обязательно только для госслужащих. Вы в своей организации можете завести или не заводить личные дела по своему усмотрению.

Вы правы. ведение личных дел обязательно только для госслужащих. Вы в своей организации можете завести или не заводить личные дела по своему усмотрению.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста обязательно ли подшивать каждое дело в папку-скоросшиватель, можно сформировать дело поместив его в файл?

Здравствуйте, подскажите пожалуйста обязательно ли подшивать каждое дело в папку-скоросшиватель, можно сформировать дело поместив его в файл?

Источники: http://delo-ved.ru/arhiv/lichnoe-delo-rabotnika.html, http://mirblankov.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika/, http://www.buhgalteria.ru/article/n110720

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения