Главная » Как правильно составить

Как правильно составить письмо

Материалы рассылки » Деловое письмо. Составление деловых писем

Деловое письмо. Составление деловых писем

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, посылается очень много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону. » Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону. ». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа.

Совет 1: Как правильно составить деловое письмо

Составление делового письма

Написание делового письма обязательно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить претензии, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с конкретной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Обязательно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере нужно знать максимум.

Зачастую компании рассылают массу писем с предложением товаров или услуг, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это главная ошибка всех начинающих бизнесменов. Ведь получателю письма всегда приятнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени - это основа успешного письма о продаже товара, например. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае нельзя писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма

В идеале каждая компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке всегда указано наименование организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют стандартные размеры. Левое поле - 3 см, так как все документы отправляются на подшивку. Правое поле - 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см.

Каждое деловое письмо начинается с краткого и броского заголовка, который располагается посередине. В заголовке непременно раскрывается содержание текста. Шапка делового письма содержит: наименование компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой - это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-ответ, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается после даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также обязательно пишется ФИО и должность.

Если в письме указываются какие-либо финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись главного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: вначале подпись генерального директора, а под ней главного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный интервал - это стандарт для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Курьер лично вручает письмо руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно доставляется в большом фирменном конверте, который отпечатан типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа компании.

Совет 2: Как написать деловое письмо

Деловые письма следует отличать от личной переписки. К их написанию необходимо подходить с особой внимательностью. Тема таких писем остается актуальной и в настоящее время. Их направляют друг другу партнеры, работодатели работникам и наоборот. Существует ряд правил, отступление от которых при написании деловых писем недопустимо.

  • - документы предприятия;
  • - реквизиты адресата;
  • - цель составления письма.

В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.

Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, поэтому это необходимо учитывать.

Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.

После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».

К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.

Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.

Как правильно составить деловые письма?

Как правильно составить деловые письма?

В нашей жизни все может понадобиться, и вроде такая простая надобность как деловое письмо может доставить трудностей при написании. Правильно написанное письмо проще к восприятию и прочтению. В связи с этим деловое письмо необходимо писать по определенному стандарту (образцу).

При написании делового письма необходимо придерживаться ряда простых правил. Если есть возможность, то деловое письмо стоит писать на специальных бланках организации.

Если же таковые отсутствуют, то подойдет белый лист бумаги формата А4. При написании письма на бумаге формата А4, не стоит забывать указывать такие данные как: название организации, полные адреса, и контактные данные для обратной связью. Чем больше контактной информации будет указано, тем проще получателю письма выбрать вариант ответа.

Письмо не должно быть большим по размеру, оптимальный размер 1-2 страницы. В тексте письма интервал должен быть одинарным. Абзацы же в тексте необходимо разделять двойным интервалом.

Стандартный образец делового письма.

1. Слева вверху бланка следует указывать:

Ю ридический адрес

Д ат у составления письма

2. В центре письма, стоит указать тему письма.

3. Писать письмо следует уважительно («Уважаемый Игорь Денисович»), к тому же в таком письме категорически должны отсутствовать различного рода сокращения.

4. В дальнейшем стоит раскрыть смысл письма. В первых предложениях стоит раскрыть цель написания письма. Писать стоит как можно проще, но без фамильярности. Не обязательным является нагрузка делового письма профессиональным жаргоном.

5. Писать стоить так чтобы любой прочитавший, мог сразу понять смысл письма.

6. В конце стоит сделать итоговое заключение по цели письма.

7. После текста письма следует указать свое имя и поставить подпись.

Так выглядит стандартный образец письма. После написания письма следует его полностью прочитать и проверить на наличие ошибок.

Надеемся, данная статья поможет Вам правильно составить деловое письмо, и письма, составленные Вами, не останутся без ответа.

div .uk-panel' data-uk-grid-margin

Поделиться с друзьями

Источники: http://psyfactor.org/mr-letters.htm, http://www.kakprosto.ru/kak-852472-kak-pravilno-sostavit-delovoe-pismo, http://otvetkak.ru/business-finance/kak-pravilno-sostavit-delovye-pisma.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения