Главная » Как правильно написать

Как правильно написать запрос в архив

Самостоятельный поиск предков Как писать запрос в архив?

Из-за нехватки времени или из-за больших расстояний не всем доступна самостоятельная работа в архиве. К тому же иногда дела в архиве находятся в плохом состоянии и их не выдают исследователям на руки (но сами архивисты имеют к ним доступ). В таком случае можно оформить запрос на получение необходимой информации.

Мне очень понравились рекомендации на одном из сайтов в Интернете - (www.remhome.narod.ru/sebege_2/archives.html ):

Писать в архив надо не сочинение на тему любви к предкам, а заявление. В нем должно быть сразу видно, что вы от них хотите и чем в поиске можете помочь (что вам уже известно). Обязатльно нужно указать имя, место и время (промежуток лет) поиска.

Итак, справа вверху пишем: Директору такого-то архива такому-то от такого-то, проживающего по адресу такому-то (впрочем, ниже я указывала и почтовый адрес, у меня абонентский ящик, и высылали именно туда).

Дальше посередине: Заявление

И ниже что-нибудь вроде: Прошу вы явить и сообщить сведения биографического характера (дата и место рождения, члены семьи. вообще, то, что нужно) о моем, например, деде, и дальше все о нем, что известно: ФИО, годы жизни, сос ловие, место проживания.

Или можно так: Прошу выслать архивную справку о.

Или еще так: Прошу выявить и сообщить полный (если нужно, но ведь чем больше, тем лучше) текст метрической записи о рождении/венчании/смерти.

В конце хорошо бы написать такую фразу: Документами, подтверждающими родство, располагаю . Проверить они, конечно, не могут, но, думаю, лучше ими (документами или доверенностью) все же располагать (ведь все равно на каком-то этапе поиска понадобятся).

Ну и, конечно, число и подпись. Можно написать что-нибудь вроде Заранее благодарю . Ах, да еще одна важная фраза, без которой никуда: Оплату гарантирую . Теперь вроде бы все. Обычно на такое отвечают .

От себя добавлю, что некоторые архивы составляют родословные сами, поэтому в заявлении можно писать: Прошу составить родословную по фамилии такой-то и дать все исходные данные, которые вам известны . Качество и стоимость таких услуг не одинаковы в разных архивах. Так в Кировском архиве мне показали отлично составленную родословную, которая включала в себя родословную роспись и копии документов. Про другие архивы восторженных отзывов я не слышала. Хорошо помнить, что качество оказываемых услуг будет зависеть от квалификации и добросовестности исполнителя.

Друзья, пожалуйста, нажимайте на кнопки соцсетей, этим Вы поможете развитию проекта!

Обсуждения

смотря что хотите узнать
архив это не банк данных и не электронная база с расширенным поиском
определитесь в начале сами, что хотите найти
а потом, готовы ли вы заплатить за услуги архивов
узнайте прейскурант, найдите сайт нужного архива, может быть там есть список фондов или указатель дел
Есть биографические запросы, есть генеалогические. Все архивы, кроме муниципальных, берут оплату за запросы, за копирование и т.д. Готовы ли вы ещё платить? Или лучше интересно заниматься поиском самостоятельно в читальном зале?

Ну, я 16 июня отправлял по e-mail запрос в Черкасский архив, ответ получил только вчера :) Почти 2 месяца получилось, а ответили, что архив загружен и они поиск делать не будут :)))) Попробуйте позвонить в архив, узнать, приняли ли они Ваш запрос в обработку или нет, а то получится дублирование, ещё и платить два раза придётся :)
Или упомяните в письме, что уже писали им на e-mail такого-то числа, но ответа не получили.

Для сведения:
Представьте себе архивных служащих, получающих весьма небольшую з/п. За справки они сами ничего не получают, деньги идут на счет архива как организации. Работы у работников архива, помимо исполнения запросов, достаточно много. Поэтому запросы общие (без точного указания дат и пр.) откладываются на неопределенное время. Ведь чтобы их выполнить необходимо просмотреть описи, картотеки, пролистать дела и пр. Именно поэтому запросы такого рода выполняются очень долго и часто не очень качественно.

С этим нельзя не согласиться, думаю большинство относятся к таким ситуациям с пониманием. Но других-то источников информации нет Поэтому и приходится запрашивать архивы в надежде на положительный ответ. Кстати, первый мой запрос в Черкасский архив был именно такой - без дат рождения, даже без отчеств - просто попросил найти сведения на родителей бабушки (дата и место рождения бабушки были известны). Нашли метрики и прадеда и прабабушки За что я очень работникам архива благодарен. Это было несколько лет назад, а сейчас уже за подобную работу не взялись. Видимо буду искать человека, который сможет в этом архиве поработать.

Да, зачастую это единственный способ - найти человека, который имеет возможность поработать в каком-то архиве как исследователь и поискать Ваших родственников. Архивным сотрудникам такие работы (заказы частных лиц за плату) выполнять запрещено.

Точно запрещено? Тогда это грустно :( Думал попросить о подобной работе во внерабочее время директора Анапского архива (она же единственный исполнитель), поскольку читального зала в архиве нет.

Как составлять запрос в архив?

На первый вопрос ответить легко, потому что практически во всех странах архивы фондируются по региональному признаку. Если перевести эту мудреную фразу на нормальный человеческий язык - архивы принимают и хранят документы тех организаций, которые расположены на данной территории (область, город, район и т.д.)
То есть, если Вы сейчас проживаете в Украине, а справка Вам нужна о Вашей работе в Казахстане, то запрос нужно направлять в Казахстан, в архив той области, где Вы работали. Если Вы живете в России, и Вам нужно получить метрическую запись о рождении деда, который родился в Харькове, то запрос нужно направить в Государственный архив Харьковской области.

Запрос лучше отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы быть уверенным - Ваше письмо дойдет до адресата.

Что касается второго вопроса - в какой форме составляется запрос - тут еще проще. В произвольной! Вот только не нужно много писать. Архив отвечает на конкретный запрос. Поэтому оптимальными будут такие:

Прошу выслать мне выписку из метрической книги о рождении такого-то (полные фамилия, имя, отчество). Родился тогда-то там-то . Всё!
Или: прошу выслать мне архивную справку - выписку из приказа о приеме на работу. Был принят в такую-то организацию (обязательно полное название и подчиненность) тогда-то (месяц, год) на такую-то должность.

Ну а если все-таки у Вас возникают трудности с составлением запроса, то можно проконсультироваться у специалистов. В каждом городе и районе есть государственный архив, где Вам подробно объяснят, как и куда нужно отправить письмо, помогут найти адрес нужного архива.

Что касается архивов ЗАГС, то тут есть определенные сложности: ЗАГСы в большинстве стран СНГ справки по метрическим книгам частным лицам выдают с большими оговорками. Поэтому если Вам нужна справка из архива ЗАГСа, то в этом случае лучше всего подойти в ближайший к Вам отдел ЗАГС и проконсультироваться там.

Как можно мне получить справку-подтверждение, о том что я 1991 году работала в г.Экибастузе в штате райкома комсомола техничкой

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как можно получить выписку из Метрической книги о рождении? Уже в течении 2-х лет посылаю запросы и нет никакого ответа, может я делаю что то не так? Посылала различные варианты названий и архивная справка о рождении, и Метрическая справка о рождении, но ответа нет, что делать? Спасибо!

Обычно приказ не состоит из одного пункта и не содержит указания на действия только одного работника. В итоге объем документа может получиться солидным, а потому делать копию всего приказа, чтобы предоставить по месту требования данные только об одном сотруднике, абсолютно нецелесообразно ни с точки зрения практичности, ни с точки зрения конфиденциальности внутренней информации.
скрыто://mosadvokat.org/kak-oformit-vypisku-iz-prikaza/

Боднар Лидия Владимировна

Здравствуйте,хочу отправить запрос на подтверждение стажа в государственный архив Казахстана, Акмолинская область, Жаксынский район, п. Жаксы. Совхоз Дружба , проработала с 25.09.1985 по 02.11.1986. Спасибо.

Источники: http://www.okorneva.ru/samostoyatelnyiy-poisk-predkov/kak-pisat-zapros-v-arhiv, http://vk.com/topic-163938_21662835, http://strana-sovetov.com/miscellaneous/genealogy/610-archive-question.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения