Главная » Как правильно написать

Как правильно написать уведомление образец

Образец письма-извещения

Правильное написание писем — наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.

Правильный образец письма-извещения

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:

  • письмо, сообщающее какую-либо информацию — извещение или уведомление;
  • письмо-заявление о намерениях его отправителя;
  • письмо-подтверждение о получении чего-либо;
  • письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
  • письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

Как написать письмо-извещение?

Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

Поделиться в соц. сетях

Как правильно написать уведомление образец

Опубликовано editor30 в Пнд, 03/14/2016 - 23:28

Любое обращение к должностному лицу должно иметь письменное проявление. Такое требование не является назойливостью Законодательства. Все дело в том, что это единственный способ иметь подтверждение того, что обращение имело место быть, как факт. В суде фраза: я говорил , может быть легко парирована фразой: я не слышал .

Чтобы не стать заложником такой ситуации нужно правильно оформлять каждое обращение. Такой вид документов часто называют заявлениями.

Кроме них в деловой переписке существуют письма, цель которых заключается в том, чтобы поставить в известность должностное лицо о каком либо факте.

Такие извещения именуются уведомлениями. А как правильно написать уведомление и образец заполнения будет рассмотрено чуть ниже.

Порядок подачи уведомления

Данный документ должен быть оформлен в двух экземплярах. Один из них, естественно, передается адресату. Второй должен быть сохранен у отправителя.

Этому экземпляру предъявляются особые требования. На нем должны быть отметки о том, что письмо было получено.

Эта отметка содержит в себе:

дату приема и регистрации;

регистрационный уникальный порядковый номер (совпадает с записью входящей корреспонденции адресата);

данные о принявшем лице (Фамилия, Имя, Отчество, должность);

наименование адресата (название организации, инстанции, отдела) полностью.

Такие письма можно доставлять лично либо почтой. Если извещение отсылается по почте, необходимо отправить его заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Опись вложений необходима, если к документу (уведомлению) будет приложена дополнительные бумаги. Таковыми являются копии документов, на которые отправитель ссылался в тексте уведомления.

В настоящее время применяется передача деловой переписки посредством сети Интернет. В таком случае отправленное письмо (уведомление) должно быть сохранено. Этот шаг позволит в последствии доказать факт его отправки.

Пишем уведомление правильно

Несмотря на то, что к документу такого типа не предъявляется особых требований, его необходимо оформить правильно. В этом случае бумага приобретет юридическое значение. Только обладая этим качеством, она может быть взята в рассмотрение судьей в случае возникновения споров.

Первое, что хотелось бы отметить, это то, что любой официальный документ должен быть датирован и подписан. В нем проставляется дата его написания. Не обязательно, чтобы она совпадала с датой приемки. В тоже время разбег между ними не должен быть слишком велик.

Подписывается уведомление в конце текста. Подпись должна нести в себе сведения о должности отправителя (полностью, включая название организации) и расшифровку. Если отправителем является юридической лицо (организация), подпись должна быть заверена оригинальной печатью.

Документ должен содержать шапку . Она располагается в верхнем правом углу. Верхний левый – для простановки отметки о входящей регистрации.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления, вариант которого можно скачать бесплатно.

Официальное уведомление, извещение, сообщение, информирование. Информационное письмо. Пример, шаблон, образец.

Простым письмом по адресу регистрации (юридическому адресу). или другому адресу, указанному в договоре. По факту такой отправки также составляется акт, который и будет документом, подтверждающим отправку.

Путем размещения на официальном сайте компании. Размещение информации на сайте также должно сопровождаться составлением акта.

В договоре раздел о передаче информации может выглядеть так: '. Информация, подлежащая раскрытию, размещается на официальном сайте компании по адресу http://www. в сети интернет, в разделе 'Новости', доступном с главной страницы по ссылке 'Новости'. По факту размещения информации на сайте составляется акт. Датой передачи информации считается дата размещения на сайте. Эта дата отражается в акте. Акт подписывается двумя сотрудниками.'

Путем направления по электронной почте на адрес, указанный в договоре. Отправка писем сопровождается составлением акта. Может быть предусмотрено, что электронная почта отправляется с уведомлением о получении. Тогда в акте отражается также факт наличия уведомления о получении.

По требованию контрагента в Вашем офисе. Здесь важно подготовить нужное письмо, положить его в папку документов для передачи контрагенту, и составить акт о том, что письмо подготовлено. Этот акт подтвердит, что Вы исполнили свои обязательства по договору. Ответственность за то, чтобы его курьер регулярно забирал письма для него, лежит на контрагенте.

В договоре пишем что-то вроде: '. Уведомление составляется и помещается в архив, о чем составляется акт за подписью двух сотрудников. Датой уведомления считается дата составления. Из архива уведомление выдается по требованию уполномоченного лица, указанного в договоре, или предъявившего надлежащим образом оформленную доверенность на получение документов. Лицо, получающее уведомление, предъявляет документ, удостоверяющий личность, и расписывается в получении.'

Пример, шаблон официального извещения

Само информационное сообщение должно максимально полно раскрывать информацию, исключать двоякую трактовку, быть максимально детальным. Не стоит гнаться за лаконичностью, лучше написать большое, но однозначно читаемое сообщение со всеми подробностями, чем разбираться с последствиями неправильного понимания текста контрагентом. Помните, что Ваше официальное письмо может быть случайно или умышленно некорректно истолковано. Тогда доказывать факт надлежащего уведомления придется в суде. Сообщение должно быть таким, чтобы у судьи, который далек от темы Ваших взаимодействий с контрагентом, предыдущей переписки, устных договоренностей и намеков, не возникло сомнений в полном раскрытии всей необходимой информации. Официальное уведомление должно быть составлено в официальном деловом стиле. Теперь пример.

Уважаемый Петр Петрович!

В соответствии с п 10.4 (о форс-мажорных обстоятельствах) договора N _____ от _______ наша компания не может исполнить в срок свои обязательства. Причина - наводнение в Амурской области, начавшееся ___.___.________, которое потребовало эвакуации офиса и всех сотрудников. Официальная информация о наводнении размещена на сайте МЧС. Указанное событие названным выше договором отнесено к форс-мажорным. Наши обязательства будут исполнены в полном объеме после налаживания работы на новом месте. Ориентировочно это произойдет ___.___.________. Сроки будут сдвинуты на время нашего вынужденного простоя.

Приносим извинения за доставленные неудобства.

Образец акта о передаче информации

Мы, нижеподписавшиеся, составили акт о том, что уведомление об изменении банковских реквизитов компании следующего содержания:

У компании изменились банковские реквизиты. Новые реквизиты: ________________________________

С 10 ноября 2011 года все платежи необходимо проводить по этим реквизитам. По старым банковским реквизитам платежи приниматься не будут.

размещено на официальном сайте компании в сети интернет по адресу http://www. в разделе 'О компании' 12 октября 2011 года. Доступность сайта для посетителей проверена.

Дата составления акта: _____________

Источники: http://vse-temu.org/new-pravilnyj-obrazec-pisma-izveshheniya.html, http://uristhome.ru/kak-pravilno-napisat-uvedomlenie-obrazets, http://box4biz.ru/ofitsialnoe-informirovanie-info

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения