Главная » Как правильно написать

Как правильно написать служебную записку на работника

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

  • наименование подразделения;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • название документа;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись отправителя (указать должность).

Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Таков образец написания служебной записки.

Служебная записка -назначение и пример написания

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать .

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

  • кому предназначается (Ф.И.О. в дательном падеже и должность);
  • наименование документа, дата, номер записки;
  • краткую тему записки или заголовок;
  • в «теле» записки описывается сложившаяся ситуация и конкретизируется просьба, либо излагаются действия составителя в связи с ситуацией;
  • должность составителя, его подпись и Ф.И.О. иногда необходимы также подписи заинтересованных лиц.

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале. Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

Возможно, вам так же будет интересно узнать более подробно о составлении анкеты при приеме на работу. Об этом можно прочитать здесь .

А так же полезная информация о доверенности на право подписи. с примерами их написания.

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации
Начальнику отдела продаж

ООО «АДА» И. Н. Славянскому

Об информировании пользователей ПК

Во вторник 7 апреля 2015 г. будет производиться установка нового программного обеспечения. Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки.

Начальник отдела автоматизации (подпись)
А. П. Вениаминов

Пример написания служебной записки -скачать .

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами .

В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

  1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

  1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

  1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

Инженер по охране труда с 15-летним стажем, юрист, автор экспертных статей. Квалицифированный специалист по направлениям: юриспруденция, государственное управление, предоставление услуг населению в сфере ОТ, организация мероприятий по линии ГО и ЧС.

Все статьи от автора Павел Полянский (see all )

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Главная / Объяснительная записка / Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную записку (образец )?С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку ?

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО Гвоздика

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 12 января 2015 года

В кондитерском цехе с 10 января 2015 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку Адрес . Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке Тема нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Источники: http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-napisat-sluzhebnuju-zapisku, http://wearpro.ru/biblioteka/slujebnaya-zapiska-primer-napisaniya.html, http://sovetnik.consultant.ru/obyasnitelnaya_zapiska/kak_napisat_sluzhebnuyu_zapisku_obrazec_primer_napisaniya_teksta_blank/

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения